Desafio (antes)
O Centro Universitário de Cultura e Arte (CUCA), vinculado à Universidade Estadual de Feira de Santana (UEFS), desempenha um papel essencial na promoção das atividades culturais, artísticas e de extensão da instituição. Com dezenas de oficinas e ações voltadas para a comunidade interna e externa, o CUCA gerencia um grande volume de inscritos, bolsistas, participantes e atividades simultâneas.
Antes da parceria com a Netra, o gerenciamento dessas atividades era feito com o uso de planilhas, formulários físicos e controle manual. As informações sobre bolsistas, participantes, turmas, pagamentos e frequência eram registradas em múltiplas fontes, gerando retrabalho, inconsistência e risco de perda de dados. A prestação de contas e a geração de relatórios também exigiam esforço excessivo da equipe e demandavam prazos longos, especialmente em períodos de encerramento de ciclos ou quando solicitadas por órgãos de controle.
A comunicação com os bolsistas e participantes também era um desafio, devido à ausência de canais centralizados de informação e notificações. Era difícil garantir que todos tivessem acesso às mesmas informações e prazos. Esses problemas comprometeram a fluidez das ações do CUCA e criavam barreiras para o crescimento das atividades culturais da UEFS.
Solução Netra
A Netra foi contratada para desenvolver uma plataforma digital completa e sob medida para o CUCA. O objetivo era transformar a gestão manual e descentralizada em um sistema digital integrado, com funcionalidades específicas para o contexto de atividades culturais da universidade.
O projeto teve início com um mapeamento detalhado das necessidades dos diferentes setores do CUCA: coordenação pedagógica, financeiro, atendimento ao público e gestão de bolsistas. A escuta ativa dos servidores foi essencial para a construção de uma solução que refletisse fielmente a realidade e os fluxos internos da unidade.
A nova plataforma CUCA conta com os seguintes módulos:
• Gestão de oficinas, turmas e cronogramas
• Cadastro e acompanhamento de participantes
• Cadastro e controle de bolsistas com critérios de seleção
• Controle financeiro e emissão de comprovantes
• Registro de presença e envio de relatórios
• Geração automática de documentos institucionais
• Sistema de notificações para inscritos e equipe
• Exportação de dados para prestação de contas
A arquitetura do sistema foi pensada para ser acessível, responsiva (uso em celular, tablet ou computador) e segura, com controle de perfis de acesso e logs de atividades.
Impacto
A implantação da nova plataforma digital do CUCA trouxe resultados expressivos, tanto no aspecto organizacional quanto no desempenho institucional. O sistema passou a ser utilizado por toda a equipe administrativa do CUCA, incluindo os coordenadores de oficinas, setor financeiro e equipe de comunicação.
Entre os principais benefícios, destacam-se:
• Organização dos dados: todas as informações dos bolsistas e participantes estão agora centralizadas, com histórico de participação, frequência e pagamentos vinculados aos seus perfis. Isso eliminou erros e duplicações e facilitou a análise de desempenho e frequência.
• Otimização da rotina da equipe: tarefas que antes demandavam dias, como montar turmas, atualizar listas ou conferir documentos, agora são feitas em minutos. A automação dos fluxos reduziu significativamente o retrabalho.
• Prestação de contas facilitada: com relatórios automáticos, padronizados e com campos previamente validados, o processo de prestação de contas e auditoria tornou-se mais ágil, seguro e transparente.
• Comunicação mais eficiente: a equipe pode enviar notificações segmentadas por oficina, status ou perfil diretamente pelo sistema, aumentando o alcance das comunicações e reduzindo ruídos.
• Transparência para a comunidade: a clareza na gestão dos programas culturais passou a ser percebida tanto pelos participantes quanto por gestores institucionais, reforçando o papel do CUCA como espaço de valorização da cultura com responsabilidade pública.
• Planejamento estratégico com base em dados: com o histórico consolidado das edições passadas, a coordenação pode planejar novas turmas, cursos e ciclos com base em dados reais de participação, evasão e demanda.
Além dos ganhos operacionais, a nova solução criou uma base de dados institucional sobre a cultura na universidade — uma fonte de inteligência estratégica para o futuro da extensão cultural na UEFS.
Conclusão
O case CUCA é um exemplo de como a tecnologia pode ser uma grande aliada da cultura. Ao digitalizar e integrar os processos de gestão cultural, a Netra possibilitou à UEFS uma administração mais eficiente, transparente e voltada para a experiência dos participantes.
A solução desenvolvida respeitou a identidade e a complexidade do CUCA, promovendo inovação sem burocratizar ou distanciar a equipe da sua missão original. O sistema está preparado para crescer junto com o programa cultural da universidade e pode ser adaptado para outros centros culturais de instituições públicas e privadas.
A parceria entre a Netra e a UEFS demonstra, mais uma vez, que tecnologia feita com escuta, estratégia e empatia gera impacto de verdade. O CUCA hoje é mais digital, mais eficiente e mais preparado para transformar vidas por meio da cultura.
