Desafio (antes)
Antes da implantação do SIDOC, a Universidade Estadual de Feira de Santana (UEFS) enfrentava grandes desafios relacionados à gestão documental de processos seletivos. A descentralização dos arquivos físicos e a falta de integração entre os sistemas existentes comprometiam não apenas a organização e o armazenamento seguro das informações, mas também a agilidade dos processos seletivos em geral.
Os documentos eram recebidos por diferentes setores e arquivados em formatos diversos, o que aumentava consideravelmente o risco de extravio, duplicidade de dados e perda de informações críticas. A ausência de um sistema unificado gerava dificuldades na recuperação de dados históricos, exigia o deslocamento físico de servidores para consulta e demandava esforço excessivo de tempo e recursos em tarefas operacionais simples.
Outro ponto crítico era a ausência de mecanismos eficazes para o controle de prazos e o cumprimento das exigências legais relacionadas à proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A inexistência de logs, rastreamento de acessos e controle de permissões comprometia a segurança das informações sensíveis dos candidatos.
Solução Netra
A Netra propôs e implantou o SIDOC — Sistema de Documentos e Inscrições — como uma solução desenvolvida sob medida para atender às demandas da UEFS no âmbito de processos seletivos. A arquitetura do sistema foi desenhada considerando não apenas as necessidades técnicas da universidade, mas também as especificidades do fluxo de trabalho dos seus servidores.
O SIDOC centraliza a recepção, controle e armazenamento de documentos dos candidatos em uma única plataforma digital, acessível por perfis de usuário previamente autorizados. O sistema inclui funcionalidades como:
• Upload seguro de documentos pelos candidatos
• Controle de versão dos arquivos enviados
• Validação automática de documentos obrigatórios
• Registro de logs detalhados de todas as ações
• Dashboards para análise em tempo real das inscrições
• Mecanismo de busca inteligente por CPF, nome, edital ou tipo de documento
• Exportação de relatórios completos para prestação de contas
Além disso, o sistema foi desenvolvido com foco em segurança da informação, aplicando criptografia de dados, controle de acesso por permissões e conformidade com os princípios da LGPD, como a minimização e finalidade no tratamento de dados.
Impacto
A implantação do SIDOC resultou em uma transformação significativa na forma como a UEFS gerencia seus processos seletivos e a documentação relacionada. Entre os impactos observados, destacam-se:
• Redução drástica do uso de papel: a digitalização do fluxo de documentos eliminou a necessidade de impressões físicas, contribuindo com políticas de sustentabilidade e economia institucional.
• Eliminação de extravios: com todos os arquivos centralizados, rastreáveis e digitalmente armazenados, o problema recorrente de perda ou duplicidade de documentos foi praticamente eliminado.
• Agilidade na busca e validação: o mecanismo de busca e os relatórios automáticos permitiram uma análise mais rápida, segura e eficiente das inscrições, reduzindo o tempo necessário para concluir as etapas dos processos seletivos.
• Transparência e conformidade: os logs de acesso e os registros de movimentação documental deram maior transparência ao processo, facilitando auditorias e garantindo conformidade com as normas da LGPD.
• Redução de carga operacional: atividades antes executadas manualmente passaram a ser automatizadas, liberando servidores para tarefas mais estratégicas.
• Maior satisfação dos usuários: tanto os servidores quanto os candidatos relataram melhorias significativas na experiência de uso, com menos burocracia e mais agilidade.
O SIDOC se consolidou como uma ferramenta estratégica para a universidade, sendo adaptável a novos processos e passível de expansão para outros setores que também necessitam de controle documental robusto. O sistema se integra com outras soluções da Netra desenvolvidas para a UEFS, garantindo sinergia, continuidade e evolução tecnológica dentro da instituição.
